Một báo giá có thể so sánh cần dựa trên cùng quy cách. Chỉ gửi ảnh và hỏi giá thường chưa đủ, vì cùng hình thức có thể có nhiều kích thước, vật liệu, số lượng và cách hoàn thiện. Bạn không cần biết hết thuật ngữ ngành in; mô tả mục đích sử dụng cùng những thông tin đã có là điểm bắt đầu tốt.
Nhóm thông tin dùng cho hầu hết sản phẩm
- Sản phẩm: tem, túi, hộp, thẻ treo, catalogue hay loại khác.
- Kích thước: ngang × cao hoặc dài × rộng × cao, ghi đơn vị và cách đo.
- Vật liệu: mã hoặc mẫu đang dùng; nếu chưa rõ, mô tả yêu cầu sử dụng.
- Số lượng: tổng số, số mẫu thiết kế và số lượng mỗi mẫu.
- In: số mặt, nội dung, màu hoặc mẫu màu tham chiếu.
- Gia công: cán, bế, gấp, dán, ép kim, đục lỗ hoặc phần hoàn thiện khác nếu có.
- Thời điểm cần: ngày mong muốn nhận, địa điểm giao và yêu cầu chia đợt.
- Tài liệu: file thiết kế, ảnh tham khảo hoặc mẫu thực tế.
Nếu một thông số chưa có, hãy ghi ‘Chưa rõ’ thay vì chọn tạm. Người tư vấn sẽ biết phần nào cần kiểm tra tiếp. Ngày mong muốn nhận cũng cần được đối chiếu với quy cách và kế hoạch thực hiện trước khi xác nhận.
Bổ sung thông tin theo từng nhóm
Tem nhãn: nơi dán, môi trường sử dụng và dạng cuộn hay tờ. Với cuộn dùng máy, bổ sung model máy, số tem ngang, khoảng cách, khổ đế, lõi, đường kính ngoài và hướng quấn. Xem checklist tem cuộn để ghi đủ.
Túi giấy: kích thước, kiểu túi, kiểu quai, hàng dự kiến đựng và ảnh mẫu. Hộp giấy: kích thước trong hay ngoài, kiểu kết cấu, sản phẩm bên trong, lớp lót và bản khuôn nếu có. Các thông tin này giúp kiểm tra cấu trúc trước khi chỉ so sánh hình in.
Catalogue và ấn phẩm: khổ thành phẩm, số trang đã tính bìa hay chưa, chất liệu bìa/ruột, cách đóng và số lượng. Thẻ treo: hình bế, vị trí lỗ, số mặt in và dây hoặc phụ kiện nếu cần.
Mẫu mô tả có thể điền ngay
Tôi cần: …
Mục đích sử dụng: …
Kích thước và đơn vị: …
Chất liệu hoặc mẫu hiện tại: …
Số lượng / số thiết kế: …
Nội dung in / gia công: …
Thời điểm và địa điểm cần nhận: …
Liên kết ảnh, file hoặc mẫu: …
Những điểm cần tư vấn thêm: …
So sánh báo giá trên cùng phạm vi
Khi có nhiều phương án, đối chiếu đúng vật liệu, kích thước, số lượng thành phẩm, cách đóng gói và phần gia công được tính. Hỏi rõ các khoản như khuôn, thiết kế, mẫu thử, thuế và vận chuyển được thể hiện thế nào. Không nên kết luận chỉ từ một đơn giá tách rời quy cách.
Nếu thay đổi số lượng hoặc vật liệu sau khi nhận báo giá, gửi lại toàn bộ thông tin đã cập nhật và phiên bản file. Yêu cầu một bản xác nhận thống nhất giúp cả hai bên biết đang thực hiện theo phương án nào.
Gửi yêu cầu tới Thiên Văn
Sử dụng biểu mẫu yêu cầu báo giá và điền những thông số đã có. Đây là bước tiếp nhận để tư vấn; giá, tiến độ và phương án giao hàng cần được trao đổi, xác nhận theo từng yêu cầu.
Tham khảo thêm túi giấy, hộp giấy và checklist file trước khi gửi duyệt.
